会社のメールを私用で使ってはいけない?

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4月から入社する新入社員も中途入社の社員も、会社に入社すると自分専用のメールアドレスを貰うことが多いです。しかし、会社のメールアドレスは上司など他人に見られている可能性を考慮しておきましょう。

仕事で使うメールアドレス

職種によって違いはあるでしょうが、デスクワークな仕事であれば会社から専用のメールアドレスが付与されることが多いです。このメールアドレスを業務以外に使用する人が居ますが、それはやめておいた方が良いでしょう。

監視されている?

会社から与えられているメールアドレスは、上司やシステム担当者が監視していることがあります。実際にメールの内容をチェックしているかどうかに関しては、企業の方針次第な部分もありますが、社員のメール内容を見ることは業務で必要になることも多いのです。

例えば、会社の営業に携わっている人がお客様とのやり取りにメールを使っていた場合、その人が急に休んだりすると業務が滞ってしまうことがあります。そんな時、担当者に代わって上司などがメールを閲覧すれば業務を滞らせることなく遂行することができます。このように業務で使用するメールアドレスである以上、業務を遂行する為に上司や同僚など別の人間が閲覧する可能性は大いにありえることです。

問題ないのか?

専門家ではないため “問題あり” or “問題なし” に関して法的に言及することはできません。しかし、会社から与えられるメールアドレスは個人専用のメールアドレスではあるものの、会社から貸与される(貸し与えられる)ものです。簡単に言えば、会社から業務を遂行するために 借りているもの なので、そもそもプライベートな内容を送受信すること自体が問題なのであって、社内の人間が必要に応じてメールの内容を閲覧することは「しかたがない」ことでしょう。

実際には閲覧しているのか?

個人的な経験上では、上司が部下のメールを閲覧している事がありました。その事実が発覚した際に「プライバシー」などと騒ぎ立てる社員もいましたが、業務中に私用メールをしていたことの方が問題となったためすぐに鎮静化しました。

このように、実際にメールを閲覧している上司は存在するので注意しましょう(全ての企業で行われているわけではありません)。

どうやって見ているのか?

「他人のメールをどうやって見ているのか?」と思う人も居るでしょうが、そもそも会社のメールアドレスは会社のシステムなので、ログインするためのIDもパスワードも会社側が管理しています。

メールを受信するためのメーラー(メールクライアント)はソフトによっては複数のアカウントを設定することができるので、上司のメーラーに部下のすべてのアカウントを登録することで部下に届くメールを逐一チェックすることができます。また、サーバーの設定を変更するだけで部下のメールアドレスに届いたメールを上司のメールアドレスに自動転送することもできます。

また、パスワードを自分で設定する企業もありますが、サーバの管理者であればメールサーバーに直接ログインすることもできるので「絶対に見られない」と言ったことは少ないでしょう(他人が見ることのできないシステムもあります)。

このため、プライベートな私用メールは会社のメールアドレスでは無く個人的に取得したメールアドレスを用いると良いでしょう。また、会社で使用しているパソコンへのログインも上司やシステム管理者であれば可能であることが多いので、私物のスマートフォンなどから送受信することをオススメします。

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